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Fique atento às fraudes durante a organização dos seus eventos

Plataforma inteligente para a gestão e operação completa de eventos. Tudo 100% online e sem a necessidade de equipamentos para a operação.

 

Para quem produz eventos não existe nada mais animador que ver seu show bombando e no final ter um fechamento positivo do caixa. Para que esse fechamento seja positivo é fundamental que o produtor não só consiga colocar dentro do evento o público esperado, como também realize a venda de uma boa quantia de produtos durante o evento. Mas esses pontos por si só não garantem o fechamento positivo. Os custos e as despesas com o evento são fundamentais para se obter um resultado positivo. Na verdade, esses dois pontos são as únicas variáveis que o produtor consegue controlar e por isso devem ser acompanhados com muita atenção.

Se no final do evento o produtor tiver surpresas que comprometam o seu caixa, seu resultado pode ir por água abaixo. Essas surpresas podem vir de demandas ‘emergenciais’ que surgiram durante a produção do evento ou simplesmente por má gestão. A ideia aqui é debater alguns pontos relacionados a gestão para tentarmos mitigar alguns riscos que comprometam o caixa do evento.

 

Cambistas

A venda de ingresso por cambistas é uma das principais maneiras de se perder vendas. Afinal você abre um lote promocional para que as pessoas possam comprar com antecedência os ingressos e com isso você possa garantir um número mínimos de pessoas que possibilitem a realização do evento. As vendas no local são mais caras para que você possa aumentar o seu lucro e justifique as vendas antecipadas. Se houverem cambistas no local, suas vendas podem ser comprometidas no dia.

Disponibilizar pontos para venda de ingressos no local com preços adequados já minimizam esse mercado paralelo na porta do seu evento.

Utilize ingressos nominais e faça a verificação com algum documento legal na entrada. Isso dificulta e minimiza muito a ação dos cambistas. Além de ajudar você no controle de menores de idade quando for o caso.

 

Fraudes no ingresso

As vendas de ingressos no local também podem ser impactadas por ingressos falsificados. O cliente provavelmente não comprará um novo ingresso na bilheteria do evento. Apesar dessa responsabilidade ser do cliente, cabe ao produtor a melhor comunicação possível para minimizar esses problemas.

A bilheteria corretamente sinalizada com preços coerentes sem sombra de dúvidas ajudará a minimizar isso. A escolha por uma solução de ingresso impresso que tenha um papel que dificulte a falsificação também é fundamental.

 

Fraudes no bar

Qualquer local do seu evento que for operado por pessoas é um risco natural de fuga de dinheiro ou fraude. Por ser uma alta movimentação de dinheiro em um curto período é naturalmente difícil de controlar. Além de existirem pessoas externas à sua empresa controlando o recebimento do dinheiro.

As entregas de produtos sem o recebimento de tickets que comprovem o pagamento são exemplos clássicos de perdas. No final do evento fica difícil contabilizar os tickets recebidos para verificar se bate com o estoque de produtos vendidos. Em parte, porque algumas fichas são extraviadas ou perdidas ao longo do evento.

A troca de máquinas de cartão do evento por máquinas externas é um ponto que pode gerar uma grande perda. Principalmente nos ‘caixas volantes’ que estão sendo aderidos por alguns organizadores de eventos, e na qual o controle sobre eles acaba sendo menor.

Se você decidir terceirizar a operação do bar, avalie e pegue referências de outras produtoras que já operaram com a empresa em questão. Utilize sistemas que ajudem a automatizar a gestão das vendas do bar. Se decidir manter a operação física com fichas, foque bastante no treinamento dos atendentes do bar. Nesse caso também avalie o material das fichas para que não sejam extraviadas ao longo do evento.

Identifique as máquinas de cartão dentro do seu evento e tenha o nome do operador em cada uma delas. Dessa forma, se for identificado algum problema relacionado à alguma das máquinas será mais fácil de identificar quem a operou.

Sempre que possível mantenha um responsável no controle do bar, outro na área de pagamentos e outro específico para as máquinas de cartão. Dessa forma você terá pessoas de confiança em pontos chaves e que facilitarão o acompanhamento, a fiscalização, o controle e a comunicação em caso de problemas.

 

A era dos eventos inteligentes

O produtor de eventos ganha cada vez mais espaço no mercado, entre outros motivos, devido à profissionalização na organização dos shows, festivais e eventos em geral. Nem sempre o idealizar de um evento se satisfaz com uma organização básica, uma vez que o público anda mais exigente e não está mais se satisfazendo com o módico.

Isso se deve em parte à tecnologia, que permite que com um custo baixo se organize shows e outros tipos de evento com muita eficiência. Nessa hora, a internet é uma grande aliada e é preciso saber dominar as ferramentas que ela dispõe. Além disso, como a grande maioria das pessoas está sempre conectada, é praticamente obrigatório usar recursos online para contatar o público que se deseja atingir.

Nesse novo cenário apresentado pelas grandes produtoras de eventos em que os shows e festivais passam a ser planejados baseados em dados, surge a Bilo. Uma plataforma que permite aos produtores de shows, festivais e outros tipos de eventos, a automatização de toda a operação de vendas nos eventos. A plataforma permite que em um só local o produtor faça a venda e o controle não só de ingressos, como também de todos os produtos que serão vendidos dentro do local. Conheça mais sobre a Bilo em www.getbilo.com.

 

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